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Ogni progetto ha proprie caratteristiche ed è difficile generalizzare, ma se proviamo ad immaginare di dover organizzare un evento “classico”, inteso come un’iniziativa ludica e/o culturale, possiamo suddividere le fasi di lavoro in 5 punti principali:
1. Decidere gli obiettivi del progetto e il target di riferimento – Cosa voglio ottenere da questo evento? Per chi lo voglio realizzare?
2. Definire il budget – Quanto posso spendere?
3. Selezionare il team di lavoro e assegnare loro dei ruoli – Quante e quali persone servono per portare a termine il progetto?
4. Scegliere data, orario, location e redigere il programma – Come voglio sviluppare la mia idea?
5. Promuovere l’evento – Quali canali posso e voglio utilizzare?
Questo elenco rappresenta il vademecum da seguire per organizzare progetti più o meno complessi: da un matrimonio a una convention di lavoro, da un corso online a un evento di marketing territoriale.
La riuscita di un progetto dipende da numerosi fattori e si basa su un’architettura precisa e organizzata del lavoro. La squadra che si occupa di ciascun aspetto dell’evento deve essere determinata e pronta ad affrontare possibili variabili non previste. Gioca quindi un ruolo determinante il famoso “piano B”.
Andiamo ora ad analizzare insieme punto per punto.
Dalla teoria alla pratica.
Questa fase è la più delicata, dall’idea si deve passare a un progetto concreto e per partire con il piede giusto serve avere ben chiari gli obiettivi e soprattutto sapere chi è il nostro pubblico.
All’inizio potrebbe sembrare una strada in salita, ma in realtà se si segue un metodo, una scaletta e non ci si fa prendere dagli impegni frenetici che accompagnano ciascun progetto, potete essere sicuri di intraprendere il vostro cammino senza lasciare indietro nulla.
Parliamo di cifre.
Dopo aver deciso come e per chi volete realizzare il vostro evento, bisogna capire quante risorse sono necessarie. Si crea un budget dove vengono elencate tutte le voci utili e messi a confronto preventivi di fornitori accuratamente selezionati.
Questa fase risulta più semplice quando si ha già avuto occasione di “testare” più aziende. La fiducia è molto importante e l’individuare professionisti validi è un tesoro che accompagna ciascuna esperienza. Il passa parola può essere la migliore delle pubblicità, ma la collaborazione sul campo rimane sicuramente quella più tangibile.
Una volta individuati tutti i preventivi e inserita la voce “varie ed eventuali”, si può sistemare il budget in base alle proprie risorse interne oppure valutare la ricerca di sponsorizzazioni.
All’interno del piano economico una delle voci più importanti è sicuramente quella del “personale”. Il team di lavoro deve essere individuato quasi in contemporanea con il programma dell’evento. Anche in questo caso è necessario selezionare persone capaci e in linea con il ruolo che vogliamo assegnare loro.
Dove e quando.
Questo punto è direttamente proporzionale al nostro target di riferimento e al tipo di evento che vogliamo organizzare. Prima di individuare dove e quando realizzare il progetto, sarebbe bene capire se non vi sono altri eventi simili nello stesso periodo, valutare se l’attività possa essere svolta all’aperto e/o al chiuso. Tenere in considerazioni le normative anti Covid che caratterizzano (purtroppo) questo periodo e valutare se coinvolgere il pubblico solo di persona o anche online.
Ultimo ma non ultimo.
Concluse tutte queste importanti valutazioni, si può ragionare su come promuovere l’evento e quali strumenti utilizzare: dalla carta stampata, ai social, al proprio sito web, fino ai media più costosi come quotidiani, radio e tv.
Questa decisione va presa tenendo sempre presente qual è il pubblico a cui vogliamo parlare e mantenendo fede ai nostri obiettivi.
Ora, volendo, siete pronti a partire per questo lungo viaggio che vi porterà a realizzare il vostro evento. Solo alla fine capirete quanto è emozionante assistere a ogni fase, ogni momento, ogni passaggio di questo film senza macchina da presa.